Практически все текстовые и табличные документы проектной продукции я делаю в MS Word. На мой взгляд при определенных навыках (даже без использования программирования) – это весьма полезный инструмент.
Если, кто-то не любит читать, то можно ознакомиться с видео, которое приведено в конце статьи.
Все рассматривается на примере MS Word 2016, но большинство действий применимо и для других версий данной программы.
Горячие клавиши
В Word есть несколько “волшебных” комбинаций, которые призваны упростить жизнь (приведена только часть из них – подробнее на официальном сайте MS Office):
Shift + F3 – изменение регистра букв выделенного фрагментаCtrl+ = – преобразовать в подстрочный текст выделенный фрагмент
Ctrl+ Shift + = – преобразовать в надстрочный текст выделенный фрагмент
Ctrl+ Shift + 8 – показать/скрыть знаки форматирования
Ctrl + B – изменить толщину букв выделенного фрагмента
Ctrl + I – изменить начертание букв выделенного фрагмента (курсив)
Ctrl + A – выделить весь текст
Ctrl + Enter – вставка разрыва страницы
F4 – повторить последнее действие
F9 – обновление автополей, удобно использовать с Ctrl + A (но данная комбинация “не подхватывает” текст в колонтитулах)
Настройка ленты-меню “под себя”
В ленте можно удалить неиспользуемые вкладки и/или добавить свою вкладку, например, с функциями, которые используются наиболее часто. Делается это довольно просто:
- наводимся на ленту и вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню, в котором нужен пункт “Настройка ленты…”;
- в левой колонке “Выбрать команды:” в выпадающем меню указать “Все команды”;
- под правой колонкой “Настроить ленту:” нажимаем кнопку “Создать вкладку”. В созданной вкладке также создаем группы;
- перетаскиваем нужные команды в созданные группы;
- нажимаем “ОК” и наслаждаемся результатом.
Автоматизация повторяющихся действий с помощью макросов
Если приходится постоянно выполнять однотипные действия, то тут могут помочь макросы. Включаются макросы из панели “Разработчик”, которая по умолчанию скрыта. Отобразить ее можно так:
- наводимся на ленту и вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню, в котором нужен пункт “Настройка ленты…”;
- в правой колонке “Настроить ленту:” ставим галочку – “Разработчик” и нажимаем кнопку “ОК”;
- должна появиться панель “Разработчик” в ленте. Потом аналогично ее можно скрыть.
Рассмотрим создание несложного, но крайне полезного макроса, который отформатирует фрагмент вставленного текста:
- выделяем произвольный фрагмент текста (который “не жалко”);
- на панели “Разработчик” нажимаем кнопку “Запись макроса”;
- в появившемся окне называем как-нибудь вразумительно создаваемый макрос и пишем к нему описание, нажимаем “ОК”;
- должен появиться указатель с иконкой кассеты (идет запись);
- производим действия с текстом, например, устанавливаем высоту, шрифт, начертание и т.п. (переключившись на закладки содержащие данные функции);
- переходим обратно на панель “Разработчик” и нажимаем кнопку “Оставить запись”;
- макрос готов, остается добавить его в панель инструментов: наводимся на ленту и вызываем “Настройка ленты…”;
- в левой колонке “Выбрать команды:” в выпадающем меню указать “Макросы”, где должны увидеть свой макрос;
- перетаскиваем его в нужную нам панель, выбираем его, нажимаем кнопку переименовать и настраиваем иконку/надпись нашего макроса на панели инструментов. По завершению нажимаем “ОК”;
- проверяем работу макроса – выделяем другой раздел текста и нажимаем на созданную кнопку созданного макроса. Если все правильно сделали – должно сработать.
Особенности вставки картинок
Картинки и различные объекты можно вставлять просто: Ctrl+V, но результат при печати иногда может разочаровать: появляются “ореолы” и текст “расплывается”.
Если у нас картинка в растровой форме, но содержит какие-либо схемы с текстом, то ее лучше вставлять в формате *.png, так как этот формат сохранит лучше качество, чем вставка как картинка *.jpg (которая весит меньше). Для этого нужно сделать:
- копируем картинку из какого либо источника;
- в MS Word выполяем “Home -> Буфер обмена. Вставить (нажимаем выпадающую меню кнопки в нижней части) -> Специальная вставка”;
- в появившемся окне выбираем “Рисунок (PNG)”, если этого подпункта нет то, выбираем “Формат HTML” и нажимаем “ОК”;
- в случае выбора опции “Формат HTML” необходимо нажать Ctrl+X (вырезать вставленную картинку) и повторить специальную вставку, теперь там должен появиться подпункт “Рисунок (PNG)”.
Если у нас имеется рисунок в векторной графике (например, логотип созданный в Adobe Illustrator *.ai или схема в AutoCAD *.dwg), то необходимо выполнить следующее:
- конвертировать файл в формат *.wmf (можно использовать в том числе online-конверторы);
- скопировать из папки полученный файл (нажав на нем Ctrl+C);
- в Word установить курсор в место вставки картинки и нажать Ctrl+V;
- произвести корректировку картинки (при необходимости): выбрать картинку, в ленте должен появиться раздел “Работа с рисунками. Формат” – заходим в него и делаем все необходимые “манипуляции” (как правило, можно ограничиться только подрезкой).
Колонтитулы
Использование колонтитулов – это конечно же основная надпись (штамп) и рамка.
Можно сделать первый колонтитул другим с помощью галочки во вкладке колонтитулы, но что особенно важно – в разных разделах можно делать разные колонтитулы. Т.е., если в документе три разных наименования чертежа, например, “Общие данные (начало)”, “Общие данные (продолжение)”, “Общие данные (окончание)”, то можно применить следующий “финт”: когда нужно вставить третье название, то выполняем:
- Выбрать “Макет -> Разрывы -> Разрывы разделов. Следующая страница”.
- “Заходим” в нижний колонтитул двойным кликом мыши по нему и делаем неактивным функцию “Как в предыдущем разделе”.
- Правим надпись в колонтитуле и на всякий случай проверяем, что на остальных страницах он не изменился (значит все сделано правильно).
Колонтитулы удобно использовать, так как в них также поддерживается автоматическая нумерация.
Вставить номер страницы: “войти” в колонтитул, выбрать “Вставка -> Текст. Эспресс-блоки -> Поле” и в появившемся окне выбираем “Page”.
Если нужно, чтобы номер первой страницы, начинался не с “1” (например, для кабельного журнала), то поможет: “Вставка – > Колонтитулы. Номер страницы -> Формат номера страницы”. В появившемся окне выбрать “Нумерация страниц -> начать с:” и указать необходимый номер.
Повторяющие фрагменты текста
Например, в титульном листе и обложке есть повторяющиеся фрагменты текста. Чтобы не править одно и тоже два раза можно использовать инструмент “Закладки”:
- выделяем фрагмент, который хотим дублировать;
- выбираем “Вставка -> Ссылки. Закладка”;
- в появившемся окне, как нибудь вразумительно называем этот фрагмент и нажимаем “Добавить”;
- перемещаем курсор на то место, где должен размещаться повторяющийся фрагмент и нажать “Вставка -> Текст. Эспресс-блоки -> Поле” и в появившемся окне выбираем “ref”. В среднем окне “Свойства поля” должно появится “Имя закладки:”, где будет присутствовать ранее созданная закладка. Выбираем ее и нажимаем “ОК”;
- при установке курсора, внутри появившегося текста – он должен быть внутри серого бокса: значит все сделано правильно,
- после того, как правится текст внутри закладки, обновить “дублирующий” текст можно либо навестить на него и выбрать “Обновить поле” либо “Ctrl+A” и потом нажать “F9”;
- важно: если вносите изменения внутри “дублирующего текста” (вставленной закладки), то после обновления поля эти изменения пропадут.
Обещанное видео, которое дополняет данную статью визуальным рядом:
Если интересуют еще какие-либо возможности в Word (не связанные с программированием) – пишите в комментарии, попробую ответить.
