Полезные функции в MS Word

Практически все текстовые и табличные документы проектной продукции я делаю в MS Word. На мой взгляд при определенных навыках (даже без использования программирования) – это весьма полезный инструмент.

Если, кто-то не любит читать, то можно ознакомиться с видео, которое приведено в конце статьи.

Все рассматривается на примере MS Word 2016, но большинство действий применимо и для других версий данной программы.

Горячие клавиши

В Word есть несколько “волшебных” комбинаций, которые призваны упростить жизнь (приведена только часть из них – подробнее на официальном сайте MS Office):

Shift + F3 – изменение регистра букв выделенного фрагмента

Ctrl+ = – преобразовать в подстрочный текст выделенный фрагмент

Ctrl+ Shift + = – преобразовать в надстрочный текст выделенный фрагмент

Ctrl+ Shift + 8 – показать/скрыть знаки форматирования

Ctrl + B – изменить толщину букв выделенного фрагмента

Ctrl + I – изменить начертание букв выделенного фрагмента (курсив)

Ctrl + A – выделить весь текст

Ctrl + Enter – вставка разрыва страницы

F4 – повторить последнее действие

F9 – обновление автополей, удобно использовать с Ctrl + A (но данная комбинация “не подхватывает” текст в колонтитулах)

Настройка ленты-меню “под себя”

В ленте можно удалить неиспользуемые вкладки и/или добавить свою вкладку, например, с функциями, которые используются наиболее часто. Делается это довольно просто:

  • наводимся на ленту и вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню, в котором нужен пункт “Настройка ленты…”;
  • в левой колонке “Выбрать команды:” в выпадающем меню указать “Все команды”;
  • под правой колонкой “Настроить ленту:” нажимаем кнопку “Создать вкладку”. В созданной вкладке также создаем группы;
  • перетаскиваем нужные команды в созданные группы;
  • нажимаем “ОК” и наслаждаемся результатом.

Автоматизация повторяющихся действий с помощью макросов

Если приходится постоянно выполнять однотипные действия, то тут могут помочь макросы. Включаются макросы из панели “Разработчик”, которая по умолчанию скрыта. Отобразить ее можно так:

  • наводимся на ленту и вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню, в котором нужен пункт “Настройка ленты…”;
  • в правой колонке “Настроить ленту:” ставим галочку – “Разработчик” и нажимаем кнопку “ОК”;
  • должна появиться панель “Разработчик” в ленте. Потом аналогично ее можно скрыть.

Рассмотрим создание несложного, но крайне полезного макроса, который отформатирует фрагмент вставленного текста:

  • выделяем произвольный фрагмент текста (который “не жалко”);
  • на панели “Разработчик”  нажимаем кнопку “Запись макроса”;
  • в появившемся окне называем как-нибудь вразумительно создаваемый макрос и пишем к нему описание, нажимаем “ОК”;
  • должен появиться указатель с иконкой кассеты (идет запись);
  • производим действия с текстом, например, устанавливаем высоту, шрифт, начертание и т.п. (переключившись на закладки содержащие данные функции);
  • переходим обратно на панель “Разработчик” и нажимаем кнопку “Оставить запись”;
  • макрос готов, остается добавить его в панель инструментов: наводимся на ленту и вызываем “Настройка ленты…”;
  • в левой колонке “Выбрать команды:” в выпадающем меню указать “Макросы”, где должны увидеть свой макрос;
  • перетаскиваем его в нужную нам панель, выбираем его, нажимаем кнопку переименовать и настраиваем иконку/надпись нашего макроса на панели инструментов. По завершению нажимаем “ОК”;
  • проверяем работу макроса – выделяем другой раздел текста и нажимаем на созданную кнопку созданного макроса. Если все правильно сделали – должно сработать.

Особенности вставки картинок

Картинки и различные объекты можно вставлять просто: Ctrl+V, но результат при печати иногда может разочаровать: появляются “ореолы” и текст “расплывается”.

Если у нас картинка в растровой форме, но содержит какие-либо схемы с текстом, то ее лучше вставлять в формате *.png, так как этот формат сохранит лучше качество, чем вставка как картинка *.jpg (которая весит меньше). Для этого нужно сделать:

  • копируем картинку из какого либо источника;
  • в MS Word выполяем “Home -> Буфер обмена. Вставить (нажимаем выпадающую меню кнопки в нижней части) -> Специальная вставка”;
  • в появившемся окне выбираем “Рисунок (PNG)”, если этого подпункта нет то, выбираем “Формат HTML” и нажимаем “ОК”;
  • в случае выбора опции “Формат HTML” необходимо нажать Ctrl+X (вырезать вставленную картинку) и повторить специальную вставку, теперь там должен появиться подпункт “Рисунок (PNG)”.

Если у нас имеется рисунок в векторной графике (например, логотип созданный в Adobe Illustrator *.ai или схема в AutoCAD *.dwg), то необходимо выполнить следующее:

  • конвертировать файл в формат  *.wmf (можно использовать в том числе online-конверторы);
  • скопировать из папки полученный файл (нажав на нем Ctrl+C);
  • в Word установить курсор в место вставки картинки и нажать Ctrl+V;
  • произвести корректировку картинки (при необходимости): выбрать картинку, в ленте должен появиться раздел “Работа с рисунками. Формат” – заходим в него и делаем все необходимые “манипуляции” (как правило, можно ограничиться только подрезкой).

Колонтитулы

Использование колонтитулов – это конечно же основная надпись (штамп) и рамка.

Можно сделать первый колонтитул другим  с помощью галочки во вкладке колонтитулы, но что особенно важно – в разных разделах можно делать разные колонтитулы. Т.е., если в документе три разных наименования чертежа, например, “Общие данные (начало)”, “Общие данные (продолжение)”, “Общие данные (окончание)”, то можно применить следующий “финт”: когда нужно вставить третье название, то выполняем:

  • Выбрать “Макет -> Разрывы -> Разрывы разделов. Следующая страница”.
  • “Заходим” в нижний колонтитул двойным кликом мыши по нему и делаем неактивным функцию “Как в предыдущем разделе”. 
  • Правим надпись в колонтитуле и на всякий случай проверяем, что на остальных страницах он не изменился (значит все сделано правильно).

Колонтитулы удобно использовать, так как в них также поддерживается автоматическая нумерация.

Вставить номер страницы: “войти” в колонтитул, выбрать “Вставка -> Текст. Эспресс-блоки -> Поле” и в появившемся окне выбираем  “Page”.

Если нужно, чтобы номер первой страницы, начинался не с “1” (например, для кабельного журнала), то поможет: “Вставка – > Колонтитулы. Номер страницы -> Формат номера страницы”. В появившемся окне выбрать “Нумерация страниц -> начать с:” и указать необходимый номер.

Повторяющие фрагменты текста

Например, в титульном листе и обложке есть повторяющиеся фрагменты текста. Чтобы не править одно и тоже два раза можно использовать инструмент “Закладки”:

  • выделяем фрагмент, который хотим дублировать;
  • выбираем “Вставка -> Ссылки. Закладка”;
  • в появившемся окне, как нибудь вразумительно называем этот фрагмент и нажимаем “Добавить”;
  • перемещаем курсор на то место, где должен размещаться повторяющийся фрагмент и  нажать “Вставка -> Текст. Эспресс-блоки -> Поле” и в появившемся окне выбираем  “ref”. В среднем окне “Свойства поля” должно появится “Имя закладки:”, где будет присутствовать ранее созданная закладка. Выбираем ее и нажимаем “ОК”;
  • при установке курсора, внутри появившегося текста – он должен быть внутри серого бокса: значит все сделано правильно,
  • после того, как правится текст внутри закладки, обновить “дублирующий” текст можно либо навестить на него и  выбрать “Обновить поле” либо “Ctrl+A” и потом нажать “F9”;
  • важно: если вносите изменения внутри “дублирующего текста” (вставленной закладки), то после обновления поля эти изменения пропадут.

Обещанное видео, которое дополняет данную статью визуальным рядом:

Если интересуют еще какие-либо возможности в Word (не связанные с программированием) – пишите в комментарии, попробую ответить.

Комментарии

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вставить формулу как
Блок
Строка
Дополнительные настройки
Цвет формулы
Цвет текста
#333333
Используйте LaTeX для набора формулы
Предпросмотр
\({}\)
Формула не набрана
Вставить