Практически все текстовые и табличные документы проектной продукции я делаю в MS Word. На мой взгляд при определенных навыках (даже без использования программирования) — это весьма полезный инструмент.
Если, кто-то не любит читать, то можно ознакомиться с видео, которое приведено в конце статьи.
Все рассматривается на примере MS Word 2016, но большинство действий применимо и для других версий данной программы.
Горячие клавиши
В Word есть несколько «волшебных» комбинаций, которые призваны упростить жизнь (приведена только часть из них — подробнее на официальном сайте MS Office):
Shift + F3 — изменение регистра букв выделенного фрагментаCtrl+ = — преобразовать в подстрочный текст выделенный фрагмент
Ctrl+ Shift + = — преобразовать в надстрочный текст выделенный фрагмент
Ctrl+ Shift + 8 — показать/скрыть знаки форматирования
Ctrl + B — изменить толщину букв выделенного фрагмента
Ctrl + I — изменить начертание букв выделенного фрагмента (курсив)
Ctrl + A — выделить весь текст
Ctrl + Enter — вставка разрыва страницы
F4 — повторить последнее действие
F9 — обновление автополей, удобно использовать с Ctrl + A (но данная комбинация «не подхватывает» текст в колонтитулах)
Настройка ленты-меню «под себя»
В ленте можно удалить неиспользуемые вкладки и/или добавить свою вкладку, например, с функциями, которые используются наиболее часто. Делается это довольно просто:
- наводимся на ленту и вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню, в котором нужен пункт «Настройка ленты…»;
- в левой колонке «Выбрать команды:» в выпадающем меню указать «Все команды»;
- под правой колонкой «Настроить ленту:» нажимаем кнопку «Создать вкладку». В созданной вкладке также создаем группы;
- перетаскиваем нужные команды в созданные группы;
- нажимаем «ОК» и наслаждаемся результатом.
Автоматизация повторяющихся действий с помощью макросов
Если приходится постоянно выполнять однотипные действия, то тут могут помочь макросы. Включаются макросы из панели «Разработчик», которая по умолчанию скрыта. Отобразить ее можно так:
- наводимся на ленту и вызываем правой кнопкой мыши контекстное меню, в котором нужен пункт «Настройка ленты…»;
- в правой колонке «Настроить ленту:» ставим галочку — «Разработчик» и нажимаем кнопку «ОК»;
- должна появиться панель «Разработчик» в ленте. Потом аналогично ее можно скрыть.
Рассмотрим создание несложного, но крайне полезного макроса, который отформатирует фрагмент вставленного текста:
- выделяем произвольный фрагмент текста (который «не жалко»);
- на панели «Разработчик» нажимаем кнопку «Запись макроса»;
- в появившемся окне называем как-нибудь вразумительно создаваемый макрос и пишем к нему описание, нажимаем «ОК»;
- должен появиться указатель с иконкой кассеты (идет запись);
- производим действия с текстом, например, устанавливаем высоту, шрифт, начертание и т.п. (переключившись на закладки содержащие данные функции);
- переходим обратно на панель «Разработчик» и нажимаем кнопку «Оставить запись»;
- макрос готов, остается добавить его в панель инструментов: наводимся на ленту и вызываем «Настройка ленты…»;
- в левой колонке «Выбрать команды:» в выпадающем меню указать «Макросы», где должны увидеть свой макрос;
- перетаскиваем его в нужную нам панель, выбираем его, нажимаем кнопку переименовать и настраиваем иконку/надпись нашего макроса на панели инструментов. По завершению нажимаем «ОК»;
- проверяем работу макроса — выделяем другой раздел текста и нажимаем на созданную кнопку созданного макроса. Если все правильно сделали — должно сработать.
Особенности вставки картинок
Картинки и различные объекты можно вставлять просто: Ctrl+V, но результат при печати иногда может разочаровать: появляются «ореолы» и текст «расплывается».
Если у нас картинка в растровой форме, но содержит какие-либо схемы с текстом, то ее лучше вставлять в формате *.png, так как этот формат сохранит лучше качество, чем вставка как картинка *.jpg (которая весит меньше). Для этого нужно сделать:
- копируем картинку из какого либо источника;
- в MS Word выполяем «Home -> Буфер обмена. Вставить (нажимаем выпадающую меню кнопки в нижней части) -> Специальная вставка»;
- в появившемся окне выбираем «Рисунок (PNG)», если этого подпункта нет то, выбираем «Формат HTML» и нажимаем «ОК»;
- в случае выбора опции «Формат HTML» необходимо нажать Ctrl+X (вырезать вставленную картинку) и повторить специальную вставку, теперь там должен появиться подпункт «Рисунок (PNG)».
Если у нас имеется рисунок в векторной графике (например, логотип созданный в Adobe Illustrator *.ai или схема в AutoCAD *.dwg), то необходимо выполнить следующее:
- конвертировать файл в формат *.wmf (можно использовать в том числе online-конверторы);
- скопировать из папки полученный файл (нажав на нем Ctrl+C);
- в Word установить курсор в место вставки картинки и нажать Ctrl+V;
- произвести корректировку картинки (при необходимости): выбрать картинку, в ленте должен появиться раздел «Работа с рисунками. Формат» — заходим в него и делаем все необходимые «манипуляции» (как правило, можно ограничиться только подрезкой).
Колонтитулы
Использование колонтитулов — это конечно же основная надпись (штамп) и рамка.
Можно сделать первый колонтитул другим с помощью галочки во вкладке колонтитулы, но что особенно важно — в разных разделах можно делать разные колонтитулы. Т.е., если в документе три разных наименования чертежа, например, «Общие данные (начало)», «Общие данные (продолжение)», «Общие данные (окончание)», то можно применить следующий «финт»: когда нужно вставить третье название, то выполняем:
- Выбрать «Макет -> Разрывы -> Разрывы разделов. Следующая страница».
- «Заходим» в нижний колонтитул двойным кликом мыши по нему и делаем неактивным функцию «Как в предыдущем разделе».
- Правим надпись в колонтитуле и на всякий случай проверяем, что на остальных страницах он не изменился (значит все сделано правильно).
Колонтитулы удобно использовать, так как в них также поддерживается автоматическая нумерация.
Вставить номер страницы: «войти» в колонтитул, выбрать «Вставка -> Текст. Эспресс-блоки -> Поле» и в появившемся окне выбираем «Page».
Если нужно, чтобы номер первой страницы, начинался не с «1» (например, для кабельного журнала), то поможет: «Вставка — > Колонтитулы. Номер страницы -> Формат номера страницы». В появившемся окне выбрать «Нумерация страниц -> начать с:» и указать необходимый номер.
Повторяющие фрагменты текста
Например, в титульном листе и обложке есть повторяющиеся фрагменты текста. Чтобы не править одно и тоже два раза можно использовать инструмент «Закладки»:
- выделяем фрагмент, который хотим дублировать;
- выбираем «Вставка -> Ссылки. Закладка»;
- в появившемся окне, как нибудь вразумительно называем этот фрагмент и нажимаем «Добавить»;
- перемещаем курсор на то место, где должен размещаться повторяющийся фрагмент и нажать «Вставка -> Текст. Эспресс-блоки -> Поле» и в появившемся окне выбираем «ref». В среднем окне «Свойства поля» должно появится «Имя закладки:», где будет присутствовать ранее созданная закладка. Выбираем ее и нажимаем «ОК»;
- при установке курсора, внутри появившегося текста — он должен быть внутри серого бокса: значит все сделано правильно,
- после того, как правится текст внутри закладки, обновить «дублирующий» текст можно либо навестить на него и выбрать «Обновить поле» либо «Ctrl+A» и потом нажать «F9»;
- важно: если вносите изменения внутри «дублирующего текста» (вставленной закладки), то после обновления поля эти изменения пропадут.
Обещанное видео, которое дополняет данную статью визуальным рядом:
Если интересуют еще какие-либо возможности в Word (не связанные с программированием) — пишите в комментарии, попробую ответить.
